Dokumentenbaum

Dokumentenbaum

Um auch eine größere Anzahl von Berichten übersichtlich und gemäß den fachlichen Anforderungen organisieren zu können, sind TISGraph-Dokumente im sogenannten Dokumentenbaum gruppiert. Sie können hier (im Rahmen der Berechtigungen) beliebig angelegt, aufgerufen, verschoben und gelöscht werden. So ist jedes Dokument genau einer Kategorie zugeordnet wobei die Kategorien in einer hierarchischen Baumstruktur organisiert sind.

Im Dokumentenbaum gibt es folgende Bedienungsmöglichkeiten:

• Ein Linksklick auf ein beliebiges Dokument öffnet das Dokument
  • Da in TISGraph nur ein Dokument gleichzeitig geöffnet sein kann, bedeutet das gleichzeitig, dass das vorherige Dokument verlassen wird.
  • Falls der Benutzer im vorherigen Dokument Änderungen vorgenommen hat, bekommt er durch eine entsprechende Warnmeldung die Gelegenheit, wahlweise zu speichern, die Änderungen zu verwerfen, oder sich anders zu entscheiden und im Dokument zu bleiben
• Ein Linksklick bei gedrückter Strg-Taste öffnet dagegen kein Dokument, sondern führt zur Mehrfachselektion im Dokumentenbaum.
• Ein Rechtsklick öffnet das Kontextmenü für die selektierten Kategorien und Dokumente. Dieses enthält Funktionen zur Neuanlage, zur Duplizierung, zum Export, und zum Löschen von Dokumenten.
• Zusätzlich können die selektierten Dokumente und Kategorien per Drag & Drop (Menüleiste → Ansicht → Einrasten an Objekten aktivieren) verschoben werden.

Beim Öffnen eines Dokuments ändert sich die Adresszeile des Browsers entsprechend:

Mithilfe dieser TISGraph-Dokumenten-URL ist es möglich, wieder direkt zu genau diesem Dokument zu navigieren, ohne dass man sich durch den Dokumentenbaum klicken muss.

Kategorien

Das Erstellen von Kategorien erfolgt über den Menüpunkt Datei → neue Kategorie oder über Rechtsklick im Dokumentenbaum mit entsprechender Auswahl. Nun kann neben dem Namen der Kategorie auch eine Zugriffsbeschränkung definiert werden, diese gilt für alle Dokumente die in der Kategorie abgelegt sind. Änderungen sind über Rechtsklick an der Kategorie und Auswahl von Bearbeiten möglich.

Dokumente

Über Datei → neues Dokument oder Rechtsklick im Dokumententenbaum können neue TISGraph-Dokumente erstellt werden. Die Dokumenteigenschaften umfassen den Dokumentnamen, eine Beschreibung, die Dokumentsprache und Dokumentzeitzone, das Dokumentformat sowie beliebig viele Schlagwörter. Beim Öffnen eines Dokuments wird automatisch unterhalb der Zeichenfläche ein Fenster Dokument-Eigenschaften geöffnet. Dort können Dokumentenname, -beschreibung, -pfad, -format und -schlagwörter geändert werden. Bitte vergessen Sie nicht, nach Ihren Änderungen zu speichern.

TIP

Weiterführende Informationen finden sie unter Arbeiten mit einem Bericht -> Dokumenteneigenschaften.

Schlagwörter

Schlagwörter dienen dazu, Dokumente über die Hierarchie des Dokumentenbaums hinaus nach inhaltlichen Aspekten gruppieren zu können. Jedem Dokument kann eine beliebige Anzahl an Schlagwörtern zugeordnet werden, indem in den Dokumenteigenschaften ein Schlagwort aus dem entsprechenden Dropdown gewählt wird. Alternativ können Sie einfach zu tippen beginnen, die Liste wird dann auf die zum eingetippten Präfix passenden Schlagworte eingeschränkt. Bei Eingabe von "R" zum Beispiel:

Gepflegt werden können Schlagwörter im Schlagwortbaum. Dieser kann mit dem Menüpunkt Datei → Schlagwörter geöffnet werden, und enthält für jedes Schlagwort die auf Dokumente mit dem entsprechenden Schlagwort gefilterte Teilmenge des Dokumentenbaums — hier kann man also auf einfache Weise alle Dokumente mit einem bestimmten Schlagwort finden. Durch Auswahl der entsprechenden Menüpunkte im Kontextmenü können hier Schlagworte angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.

Beim Löschen ist aber eine Sicherheitsabfrage für den Fall, dass es noch in Verwendung ist, eingebaut:

Stammdaten

Druckvorlagen für Berichte und Grafiken

Mit TISGraph können Druckvorlagen für Berichte und Grafiken erstellt, betrachtet und verwaltet werden. Sie können aus einer oder mehreren Seiten bestehen, zudem ist das Papierformat frei wählbar. Die Daten für Graphen, Tabellen und andere Strukturen in diesen Vorlagen können aus diversen Anbindungen gezogen werden.

In der täglichen Arbeit und in der GUI werden diese Vorlagen auch "Dokumente" genannt.

Die primäre Gruppierung erfolgt über benutzerdefinierte Kategorien, die in einer Baumstruktur angeordnet werden. Des Weiteren können Schlagworte („Tags“) zugewiesen werden, welche eine Ordnung der Vorlagen nach verschiedenen Gesichtspunkten erlauben.

Neben Dokumenten erlaubt TISGraph auch die Verwaltung von Bilddateien und PDF-Dokumenten. Diese können als Grafiken in bestehende Dokumente eingebettet oder heruntergeladen werden. TISGraph lässt sich damit auch als reines Dokumentverwaltungstool einsetzen.